Sizi Arayalım

Danışmanlarımızın sizinle irtibata geçmeleri için lütfen aşağıdaki formu doldurunuz.

İlgilendiğiniz Çözümler
Bize nasıl ulaştınız?

Blog

e-Fatura Dünyası

Okuma Zamanı: 7 dk.

e-Fatura Dünyası

Önceki yazılarımızda e-Dönüşüm’den ve Türkiye’nin e-Dönüşüm macerasından bahsetmeye çalışmıştık. Bu yazımızda ise klavyem döndüğünce e-Dönüşümün yıldızı olarak adlandırabileceğimiz e-Fatura uygulamasından bahsedeceğim. Bunu yaparken de klasik “şu mevzuatla, şu tarihte hayatımıza girmiştir.” in ötesine geçmeye çalışacağım, hadi bakalım yola koyulalım.

Nedir bu e-Fatura?

e-Faturayı anlamak için faturayı bilmek gerekiyor. e-Fatura, işletmelerde kullanılan kağıt faturalar ile aynı özelliklere sahip ve kanuni olarak aynı kurallara tabidir. Zaten GİB de web sitesinde e-Fatura hakkında bilgiler verirken şöyle demektedir: “VUK gereği bir faturada yer alması gereken bilgilerin içerisinde yer aldığı, satıcı ve alıcı arasındaki iletiminin merkezi bir platform (GİB) üzerinden gerçekleştirildiği elektronik bir belgedir. E-fatura yeni bir belge türü olmayıp, kâğıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.” Buradan bakıldığında, “e-Fatura üzerine şu bilgiyi yazabilir miyiz?” sorusunun cevabı net ve tektir: “Kağıt fatura üzerine koyabiliyorsanız buraya da koyabilirsiniz, sıkıntı yok!”. Ancak önemli bir konu var. e-Fatura uygulamasına geçildikten sonra e-Faturaya kayıtlı bir mükellefe kağıt fatura düzenlenmeyecektir. Mükellef olduktan sonra e-Faturaya kayıtlı bir mükellefe kağıt fatura kesilmesi durumunda düzenleyen açısından bu faturalar hiç düzenlenmemiş sayılacak ve alıcıları tarafından da indirim için kullanılamayacaktır.

Teknik olarak e-Fatura mimarisi, sistem üzerinde tanımlanmış kullanıcılar arasında önceden belirlenmiş standartlarda oluşturulan elektronik belgelerin ve bu elektronik belgelere ait yanıtların GİB üzerinden iletilmesi üzerine kurgulanmıştır.

Bu kurgunun çalışabilmesi için tarafların sistem üzerinde tanımlanması gerekir. “Ben e-Fatura kullanmak istiyorum” diyerek GİB’ e yapılan başvurunun ardından size ait Mali Mühür Sertifikaları, Nitelikli Elektronik Sertifikaları ile merkezi adres yönetim modülü üzerinde kaydınız oluşturulmaktadır. Bu tanımlama sonrasında e-Fatura gönderebilir ve alabilir duruma gelmiş oluyorsunuz. Ama esas olay burada başlıyor: “Sistem üzerinde tanımlama yapıldı ama nasıl olacak da ben e-Fatura alıp göndereceğim?” “GİB tarafından kurulan bu sisteme nasıl entegre olabilirim?” “Teknik olarak neler yapmalıyım?” “Bana bunun maliyeti nedir?” Bu aşamada, bunun gibi bir çok sorunun sorulması ve bu sorulara cevap bulunması gerekmekte. GİB bu sorulara cevap olarak yukarıda belirtmiş olduğumuz temel kurgumuzu detaylandırıp 3 farklı yöntem ile sistemi kullanma olanağı sunuyor. Yöntemlere kısaca değinmeden önce hepsinde dikkat edilmesi gereken en önemli konuyu söyleyeyim: “Fatura verisi Türkiye sınırları içinde saklanmalıdır.”

Şimdi, biraz bu yöntemlerden bahsedelim:

Yöntem 1: GİB Portal

Bu yöntem en basit, en hızlı ve ücretsiz olan yöntemdir. GİB tarafından sağlanan portal ile temel kurguda ihtiyaç duyulan e-Fatura süreçlerini gerçekleştirebilirsiniz. Eğer çok sayıda fatura gönderip almıyorsanız bu yöntem sizin ihtiyaçlarınızı karşılayacaktır. Ancak artan fatura sayısı ile birlikte ihtiyaçlarınız da artacak ve daha hızlı işlem yaparak daha farklı işlevlere ihtiyaç duyacaksınız. Dolayısıyla bu çözüm bir süre sonunda işinizi görmekte yetersiz kalacaktır. Bu yöntemi kullanacak mükelleflerin e-Fatura gönderip alabilmeleri için http://www.efatura.gov.tr internet adresinde yayınlanan “e-Fatura Uygulaması Portal Kılavuzu”nda belirtilen şekilde programları yüklemeleri, kılavuzda gösterilen adımlara uymaları gerekmektedir.

Yöntem 2: Entegrasyon

Bu yöntem özet haliyle en maliyetli, sizi en çok yoracak yöntemdir. Bu yöntem ile e-Fatura sistemini kullanmak isteyen firmaların, kendi uygulama ve servislerini geliştirmeleri ve yaptıkları geliştirmeler için GİB’den onay almaları gerekmektedir. Bu onay süreci ile uğraşmak istemeyen bazı firmaların hazır bir uygulamayı satın alıp (lisanslama vb.) bunu kullanarak onay sürecini kolayca geçmeleri ve Entegrasyon yöntemi ile sisteme dahil olmaları olasıdır. Ancak onay almakla iş bitmeyecektir. Geliştirilen/satın alınan uygulama ve servislerin 7/24 esasıyla hizmet vermeleri gerekmektedir. Bu sistemlerin sürekli ayakta tutulması için ciddi sistem yatırımları yapılması ve sistemleri yönetecek bilgi işlem personellerinin e-Fatura özelinde yetiştirilmesi ve sürekliliğinin sağlanması gerekmektedir ki bu personel piyasa ortalamasının üzerinde ücret alan kalifiye kişilerdir. Özetle, biliriz ki davulun sesi uzaktan hoş gelir. İçine girildiğinde ise böyle bir sistemi yürütmek gerçek bir baş ağrısı haline gelebilmektedir. Özellikle yaşanacak bir kesinti sonrasında GİB tarafından kara listeye alınma ve fatura gönderme/almanızın kapatılması söz konusu olabilmektedir. Gizli maliyetler de hesaba katıldığında bu yöntem astarı yüzünden pahalıya gelmektedir, dertsiz başınıza dert almanızı önermeyiz. Özetle güçlü bir IT altyapınız var ise, gerekli sistem, yazılım ve operasyon ekiplerini ayırabiliyorsanız bu yöntem size göredir.

Bu yöntemin sayılabilecek avantajları ise sadece sizin faturalarınız bu sistemde işlenecektir ve size özel kapalı bir sistem olacaktır. Kapalı bir sistem olacağı için sizin kontrolünüz altında olacak ve istediğiniz güvenlik önlemlerini istediğiniz zaman alma olanağına sahip olacaksınız. Uygulamanın tüm özelliklerini arzularınız doğrultusunda yönlendirip, istediğiniz geliştirebilirsiniz. Yani, maksimum özgürlüğe sahipsiniz.

Yöntem 3: Özel Entegratör

Başınızı en az ağrıtacak, gelecek mevzuat değişikliklerine uyum sağlama, destek, operasyon, vb. konularda maliyet olarak sizi en az üzecek yöntem, bu yöntemdir. Kendi sistemlerinizde oluşan fatura verisini, birlikte çalışacağınız özel entegratör firma tarafından sağlanacak olanakları kullanarak GİB üzerinden muhatap firmalara ileteceğiniz ve yine aynı şekilde geri dönüşleri alacağınız yöntemdir. Bu yöntemde kritik konu doğru özel entegrasyon firmasını seçmekte yatıyor. Her geçen gün yeni bir özel entegratör firmanın bu hizmeti vermeye başladığı bir ortamda en uygun firmayı nasıl seçeceksiniz? Bu noktada özel entegratör firmanın size sunduğu hizmetleri iyi irdelemeniz gerekir. Uzman proje ekipleri ile birlikte e-Fatura’ya geçiş sürecinizin kolaylaştırılması, 7/24 destek, veri güvenliği, fatura bilgilerinize sadece sizin erişimizin garantisi, size özel fatura tasarım hizmetleri, farklı kurgulara kolay çözümler sunabilme vb. , irdelemeniz gereken başlıklardan sadece bazıları.

Kendimize en uygun yöntemi seçerek e-Fatura kullanmaya başladıktan sonra hangi yöntemle sistemi kullandığımızdan bağımsız olarak hem sizin e-Fatura mükellefi firmalara, hem de diğer e-Fatura mükellefi firmaların size e-Fatura düzenlemek zorunda olduğundan yukarıda bahsetmiştik. Peki bu gelen/giden faturalar ne olacak? Tıpkı kağıt faturalarda olduğu gibi bu faturalar da yasal süreler dahilinde muhafaza ve istendiğinde ibraz edilmek zorundadır. Ancak kağıt faturadan farklı olarak fatura, e-Fatura olduğu için kağıda basılarak saklanması söz konusu değildir. Mükellefler hem gelen, hem de giden e-Faturaları, üzerindeki mali mührü de içerecek şekilde kanuni süreler dahilinde kendi bünyelerindeki elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istendiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla ibraz edeceklerdir. Ayrıca bu faturaları arşivlemek istersek kendi bünyemizde veya GİB’den saklama hizmeti konusunda yetki almış kuruluşları kullanabiliriz. Bu seçim de firma olarak size bırakılıyor. Bu maliyeti de daha uygun fiyatlı hizmetleri olan özel entegratör firmalardan alabilirsiniz.

Digital Planet, Türkiye’nin önde gelen özel entegratörü olarak tüm sorularınıza cevap vermek ve üstün kaliteli hizmetlerini anlatmak için hazır beklemektedir. Web sitemiz http://www.digitalplanet.com.tr/tr/call üzerinden ya da 444 9 FAT telefonundan çağrı merkezimizi arayarak hızlı ve kolay şekilde hemen bugün e-Faturaya geçebilirsiniz.

Yazıyı yavaş yavaş tamamlarken, son olarak sizlere e-Fatura senaryolarından bahsetmek istiyorum. e-Fatura uygulaması ilk olarak 2 senaryo ile kullanılmaya başlamışken, 2017 yılı içinde iki yeni senaryo daha eklenerek senaryo sayısı 4’e çıkmıştır. Bu senaryolar; “Temel”, “Ticari”, “Yolcu beraberi eşya faturası (Tax free)” ve “ihracat kayıtlı fatura” senaryolarıdır.

“Temel fatura” ile “ticari fatura” arasındaki tek fark sadece faturaya sistem üzerinden itiraz edilebilmesidir. Her iki fatura da karşı sistem tarafından alınmak zorundadır. Alınan ticari faturaya e-Fatura uygulaması üzerinden “Red” veya “Kabul” mesajı gönderilebilirken, temel faturaya itiraz yöntemleri teknik kılavuzlarda düzenlenmiş olup, temel fatura kapsamında düzenlenen faturaları mükelleflerin, mevzuat hükümleri çerçevesinde muhasebe kayıtlarına alıp iade faturası düzenleyerek ya da muhasebe kayıtlarına almadan harici yollar ile sistem dışından itiraz etmeleri gerekmektedir.

e-Fatura uygulamasına kayıtlı kullanıcılar, uygulama kapsamında, uygulamadan yararlanma yöntemine ve gönderilen e-Fatura’nın senaryo tipine (temel/ticari) bakılmaksızın, gelen e-Faturaları almaktan imtina edemezler ve Başkanlığın yayınladığı şema/şematron kontrolleri ile imza doğrulaması hatası dışında reddedemezler. Lisans kurulum ve özel entegratör yöntemini kullanan mükellefler, Başkanlığın belirlediği şema ve şematron dışında kurallar belirleyemez ve kullanamazlar.

Son eklenen iki senaryo ise Gümrük ve Ticaret Bakanlığı’nın muhatap olduğu senaryolardır. Bir sonraki yazımızda e-Arşiv uygulaması hakkında bilgiler vermeyi planlıyorum. Görüşmek üzere, sağlıcakla kalın.

Ozan K. Bayram

SON YAZILAR

Sovos Digital Planet ile Adım Adım e-Dönüşüm’e Nasıl Geçilir?

8 Haziran 2022 DEVAMINI OKU

e-Fatura Hakkında Sıkça Sorulan Sorular

2 Haziran 2022 DEVAMINI OKU

1 Temmuz 2022 Tarihinde Kimler e-Müstahsil Makbuzu’na Geçecek?

29 Nisan 2022 DEVAMINI OKU
© Sovos Digital Planet 2022. Tüm Hakları Saklıdır.